Template Notion CRM gratuit : la structure exacte pour une TPE (à reconstruire en 30 minutes)

Il existe des centaines de templates CRM pour Notion. Beaucoup sont faits pour des équipes commerciales, avec des propriétés que vous ne remplirez jamais. D'autres sont de jolies pages sans relation ni formule, qui ne pilotent rien.

Cet article donne la structure exacte d'un CRM Notion pensé pour une entreprise de 1 à 10 personnes. Pas un lien à dupliquer : la spécification, propriété par propriété, formule par formule, pour que vous puissiez le reconstruire vous-même en une demi-heure, comprendre pourquoi chaque élément existe, et l'adapter. Si vous préférez l'importer prêt, c'est indiqué en fin d'article.

Un principe avant de commencer : deux bases, pas une

Un CRM de TPE a besoin de deux bases reliées.

CRM : une page par entreprise (ou par personne, si vous vendez à des particuliers). C'est le « qui ».

Pipeline : une page par affaire, par opportunité. C'est le « quoi, combien, où en est-on ». Une entreprise peut avoir plusieurs affaires au fil du temps.

Les mettre dans une seule base oblige à dupliquer la fiche client à chaque nouvelle affaire, ou à perdre l'historique. Deux bases, une relation, et chaque fiche client affiche toutes ses affaires.

Et un choix volontaire : pas de base Contacts séparée. Les personnes sont des propriétés de la fiche entreprise. Une TPE suit rarement cinq interlocuteurs chez le même client ; une base de plus serait de la maintenance pour rien.

Base 1 : CRM

Propriétés

Pourquoi « Source » ? Parce que dans un an, cette colonne vous dira d'où viennent vos clients, et donc où mettre votre temps commercial. C'est la propriété que tout le monde oublie.

Pourquoi « Type » et « Statut » séparés ? Type dit ce qu'ils sont ; Statut dit si on s'en occupe. Un client peut être « Client » et « En veille ».

Formules

Silence (j) — nombre de jours depuis le dernier échange :

if(empty(prop("Dernier échange")), -1, dateBetween(today(), prop("Dernier échange"), "days"))

Santé — indicateur coloré :

ifs(
  prop("Statut") != "Actif", "",
  prop("Silence (j)") == -1, style("Jamais contacté", "gray"),
  prop("Silence (j)") > 90, style("🔴 " + format(prop("Silence (j)")) + " j", "red", "b"),
  prop("Silence (j)") > 45, style("🟠 " + format(prop("Silence (j)")) + " j", "orange"),
  style("🟢 OK", "green")
)

Les seuils, 45 et 90 jours, sont à adapter : plus courts si vous avez dix clients, plus longs si vous en avez deux cents.

Vues

• Tous (table) : sans filtre, tri par Entreprise.
• Clients actifs (table) : Type = Client et Statut = Actif, tri par Dernier échange décroissant.
• Prospects (board, groupé par Source) : Type = Prospect.
• À recontacter (table) : Statut = Actif et Silence (j) > 45, tri par Silence décroissant. C'est la vue la plus utile du CRM : votre prospection douce.
• Archivé (table) : Statut = Archivé.

Le bouton « + Échange »

Dans le modèle de page de chaque fiche, un bloc bouton qui :

1. met « Dernier échange » à aujourd'hui ;
2. met « Prochain contact » à aujourd'hui + 14 jours ;
3. insère une ligne « 📅 [date] — » sous le bouton, à compléter.

Un clic, dix secondes de saisie, et la fiche est à jour. C'est ce bouton qui fait qu'un journal est tenu ou pas.

Base 2 : Pipeline

Propriétés

Formules

Probabilité selon l'étape :

ifs(
  prop("Étape") == "Contact", 0.1,
  prop("Étape") == "Qualification", 0.25,
  prop("Étape") == "Proposition", 0.5,
  prop("Étape") == "Négociation", 0.75,
  prop("Étape") == "Gagné", 1,
  0
)

Montant pondéré :

round(prop("Montant HT") * prop("Probabilité"))

Relance en retard :

!empty(prop("Prochaine relance")) and prop("Prochaine relance") < today() and prop("Étape") != "Gagné" and prop("Étape") != "Perdu"

Ces pourcentages sont des conventions. Après six mois, comparez-les à vos affaires réellement gagnées par étape et ajustez.

Vues

• Pipeline (board, groupé par Étape) : Étape ≠ Perdu, cartes avec Client, Montant, Prochaine relance.
• Relances du jour (table) : Relance en retard cochée OU Prochaine relance = aujourd'hui. C'est la vue à afficher sur votre page d'accueil.
• Toutes ouvertes (table) : Étape ∉ {Gagné, Perdu}, avec le calcul « Somme » activé en bas des colonnes Montant HT et Montant pondéré.
• Perdues (table, groupé par Motif de perte).

Le bouton « ☎ Relancé »

Propriété de type Bouton : Dernière action = aujourd'hui, Prochaine relance = aujourd'hui + 7 jours, Nb relances = Nb relances + 1. Vous relancez, vous cliquez, l'affaire disparaît de « Relances du jour » jusqu'à la semaine suivante.

Sur la fiche client : voir toutes ses affaires

Dans la base CRM, la relation « Opportunités » affiche les affaires. Pour aller plus loin, une formule compte les affaires ouvertes :

prop("Opportunités").filter(current.prop("Étape") != "Gagné" and current.prop("Étape") != "Perdu").length()

Et dans le modèle de page de la fiche, une vue liée de Pipeline filtrée sur « Client contient [cette page] » affiche la liste complète, avec les montants. En un écran : qui, l'historique, et ce qui est en cours.

Ce que ce CRM ne fait pas, volontairement

Il ne stocke pas les mails : votre messagerie le fait. Il ne gère pas plusieurs commerciaux avec des objectifs individuels : au-delà de dix personnes, un CRM dédié est plus adapté. Il ne fait pas de séquences d'e-mails automatiques : vous relancez à la main, c'est plus efficace à cette taille.

Et il respecte une règle simple sur les données personnelles : vous collectez ce qui sert à la relation commerciale, rien d'autre, et vous archivez puis supprimez les prospects sans suite au bout de trois ans. La vue « Archivé » et un tri par date de création rendent ce nettoyage facile.

Reconstruire ou importer ?

Avec cette spécification, vous pouvez reconstruire les deux bases en trente minutes : créer les propriétés, coller les formules, configurer les vues, ajouter les boutons. C'est un bon exercice, et vous comprendrez chaque élément.

Si vous préférez l'importer prêt, ces deux bases font partie du système Cockpit TPE, où elles sont reliées en plus aux devis, aux factures, aux projets et à un tableau de bord. Le programme détaille le module 2, « Clients », qui consacre 48 minutes de vidéo à les installer sur vos données réelles, y compris l'import de vos contacts existants. Le module 0, gratuit, livre le tableau de bord sur lequel la vue « Relances du jour » viendra s'afficher.

Dans les deux cas, le CRM ne vaut que par la revue hebdomadaire qui le fait vivre. Notre template de revue hebdo du dirigeant est gratuit et inclut le passage en revue du pipeline.

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