GTD dans Notion, version dirigeant : ce qu'il faut garder de la méthode, et ce qu'il faut simplifier
GTD, « Getting Things Done », est la méthode de productivité de David Allen, publiée en 2001 et toujours la référence. Son principe tient en une phrase : votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ; sortez tout de votre tête, mettez-le dans un système fiable, et revoyez ce système régulièrement.
Appliquée dans Notion, GTD donne des systèmes parfois impressionnants, avec des contextes, des niveaux d'horizon, des listes « un jour peut-être », des projets, des sous-projets. Et souvent, au bout de quelques semaines, un dirigeant de TPE les abandonne : trop de catégories, trop de maintenance.
Cet article garde de GTD ce qui sert à diriger une petite entreprise, et simplifie le reste.
GTD en cinq étapes
Pour mémoire, la méthode repose sur cinq étapes :
- Capturer : tout ce qui retient votre attention va dans une boîte de réception, sans tri.
- Clarifier : pour chaque élément, est-ce actionnable ? Si oui, quelle est la prochaine action ? Si ça prend moins de deux minutes, le faire tout de suite.
- Organiser : ranger les actions par contexte (au téléphone, à l'ordinateur, en déplacement), les projets dans une liste de projets, le reste en référence ou en « un jour peut-être ».
- Réfléchir : revoir le système, notamment avec une revue hebdomadaire.
- Agir : choisir quoi faire selon le contexte, le temps disponible, l'énergie, la priorité.
Ce qu'il faut garder
La capture unique
C'est l'idée la plus puissante de GTD, et elle ne se discute pas. Une seule boîte de réception, alimentée depuis partout, où tout arrive sans tri. Dans Notion : une base « Boîte de réception », le Web Clipper, le widget mobile, et un moyen de capturer depuis les mails.
Pour un dirigeant, le bénéfice n'est pas la productivité. C'est l'arrêt du doute : « est-ce que j'ai bien noté ce que Martin m'a demandé ? » Si tout est capturé, la réponse est toujours oui.
La prochaine action
Deuxième idée majeure : pour chaque projet, la toute première chose physique à faire. Pas « avancer sur le site Lemoine ». « Envoyer un SMS à Claire pour demander les photos de la vitrine ».
Dans Notion, c'est une propriété texte « Prochaine action » sur chaque page de la base Projets. Et une vue « Sans prochaine action », filtrée sur ce champ vide, qui doit être vide chaque vendredi. C'est le contrôle le plus simple et le plus efficace qu'on puisse mettre dans un système.
La règle des deux minutes
Si ça prend moins de deux minutes, faites-le maintenant plutôt que de le ranger. Pendant le tri hebdomadaire, cette règle vide la moitié de la boîte.
La revue hebdomadaire
David Allen la considère comme l'étape la plus importante, et il a raison. Sans elle, le système se dégrade en trois semaines. Pour un dirigeant, la revue hebdo est le moment où il dirige l'entreprise au lieu d'y travailler : vider la boîte, vérifier les prochaines actions, regarder le pipeline, les factures, la trésorerie, fixer les priorités.
Nous proposons un template de revue hebdo du dirigeant, gratuit, construit sur ces trois temps : vider, passer en revue, décider.
Ce qu'il faut simplifier
Les contextes
GTD propose de ranger les actions par contexte : @téléphone, @ordinateur, @courses, @bureau. L'idée date d'une époque où l'on n'avait pas toujours un téléphone et un ordinateur sous la main. Pour un dirigeant de TPE qui travaille partout avec les mêmes outils, les contextes sont une couche de tri qui ne sert à rien.
Ce qui les remplace : les activités (commercial, production, administratif, finance, pilotage), qui structurent les projets et la semaine. Voir la méthode PARA adaptée au dirigeant, qui est plus adaptée que GTD pour cette partie.
La base Tâches séparée
Beaucoup de systèmes GTD dans Notion ont une base Projets et une base Tâches, reliées, avec chaque tâche ayant un contexte, une énergie, une durée, une priorité. C'est de la maintenance pure.
Ce qui la remplace : les tâches vivent dans la page du projet, sous forme de liste à cocher. La première non cochée est recopiée dans la propriété « Prochaine action ». Une base de moins, et on voit toutes les actions d'un projet d'un coup d'œil.
Les niveaux d'horizon
GTD décrit six niveaux, de l'action immédiate à la raison d'être. Utile en théorie. En pratique, un dirigeant de TPE a besoin de trois niveaux : la semaine (trois priorités), le trimestre (trois objectifs), et les projets qui relient les deux. Le reste est de la philosophie.
« Un jour peut-être »
La liste des idées qu'on ne fait pas maintenant. Dans Notion, c'est un statut « Idée » dans la base Projets, pas une liste séparée. Les idées restent visibles dans une vue, sortent du tableau de bord, et sont passées en revue à chaque trimestre.
GTD version dirigeant, dans Notion
Voici ce que ça donne, concrètement.
Capturer : une base Boîte de réception, trois points de capture (mobile, navigateur, mail).
Clarifier et organiser : un tri le vendredi, en quinze minutes, avec cinq destinations. Une action pour un projet ? → Projets (existant ou nouveau). Une information sur un client ? → CRM. À lire ou à garder ? → Veille ou Procédures. Quelque chose qui revient régulièrement ? → Routines. Rien de tout ça ? → Supprimer. Et la règle des deux minutes : si c'est rapide, on le fait pendant le tri.
Réfléchir : la revue hebdo, trente minutes, avec la vue « Sans prochaine action » en premier.
Agir : chaque matin, une page d'entrée qui affiche les trois priorités de la semaine, les projets en cours avec leur prochaine action, et ce qui demande attention aujourd'hui (relances, factures, routines).
Cinq étapes, deux bases pour le cœur (Boîte de réception, Projets), et une page. Le reste du système (CRM, factures, trésorerie) s'y greffe.
Ce que GTD ne couvre pas, et qu'un dirigeant doit ajouter
GTD est une méthode de gestion des actions. Elle ne dit rien de l'argent, des clients, des routines légales. Un dirigeant doit ajouter :
- un CRM et un pipeline, pour que les relances ne soient pas des « actions » perdues dans une liste, mais des dates sur des affaires ;
- un suivi des factures et de la trésorerie, parce qu'une action « relancer la facture 117 » n'a de sens que si on sait qu'elle est en retard de quinze jours ;
- des routines avec dates, parce que la TVA ne se capture pas dans une boîte de réception, elle revient tous les mois ;
- des objectifs trimestriels, pour que les projets servent à quelque chose.
C'est la différence entre un système de productivité personnelle et un système de pilotage. Cockpit TPE est construit sur la seconde logique : le cœur GTD (capture, prochaine action, revue) est dans le module 1 et le module 4, et les sept autres bases (CRM, pipeline, devis, factures, trésorerie, objectifs, routines) couvrent ce que GTD laisse de côté. Le programme détaille l'ensemble ; le module 0, gratuit, installe la boîte de réception, la base Projets allégée et le tableau de bord, soit exactement le cœur GTD décrit ici.
Pour commencer aujourd'hui
- Créez une base « Boîte de réception » dans Notion. Installez le Web Clipper et l'application mobile pointant dessus.
- Créez une base « Projets » avec une propriété « Prochaine action ». Listez vos projets en cours, trois à huit, et remplissez la prochaine action de chacun.
- Bloquez trente minutes vendredi. Videz la boîte. Vérifiez que chaque projet a une prochaine action. Écrivez trois priorités.
Si ces trois gestes tiennent trois semaines, vous faites du GTD. Sans contextes, sans niveaux d'horizon, sans base Tâches. Et ça marche.
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