Tableau de bord TPE : les 7 blocs à suivre dans Notion

Les grandes entreprises ont des tableaux de bord avec quarante indicateurs, des graphiques, des comparaisons N-1. Un dirigeant de TPE n'a besoin de rien de tout ça. Il a besoin d'une page qui lui dit, chaque matin, ce qui demande son attention aujourd'hui, et de rien d'autre.

Cet article décrit cette page : les sept blocs qu'elle contient, pourquoi ceux-là, et comment la construire dans Notion, sur le plan gratuit.

Un tableau de bord n'est pas un rapport

Première distinction. Un rapport regarde le passé : chiffre d'affaires du mois, marge, évolution. Il est utile une fois par mois, à la clôture, ou une fois par trimestre.

Un tableau de bord regarde aujourd'hui : qu'est-ce qui est en retard, qui dois-je relancer, qu'est-ce qui tombe cette semaine. Il est utile tous les matins.

La plupart des « tableaux de bord » de TPE sont en réalité des rapports : des tableurs avec le CA par mois. Ils ne disent pas quoi faire. Celui que nous décrivons dit quoi faire.

Le principe : une page, des vues filtrées

Dans Notion, le tableau de bord n'est pas une base de données. C'est une page qui contient des vues liées vers plusieurs bases (clients, pipeline, factures, projets, routines…), chacune filtrée pour ne montrer que ce qui demande attention.

Le bloc « Factures en retard » n'est pas une liste que vous maintenez : c'est la base Factures, filtrée sur « jours de retard > 0 ». Quand une facture est payée, elle disparaît du bloc. Vous ne touchez jamais au tableau de bord ; il se met à jour parce que les bases derrière se mettent à jour.

C'est ce qui le distingue d'un tableur : le tableau de bord lit, il ne stocke pas.

Les sept blocs

1. Les trois priorités de la semaine

En haut, un simple encadré de texte avec trois lignes, écrites le vendredi pendant la revue hebdo. Pas une vue, pas une base : trois lignes. Elles restent là toute la semaine. C'est le seul bloc que vous éditez à la main.

2. Boîte de réception

Vue liée de la base Boîte de réception, filtrée sur « non traité », triée par date, limitée à dix lignes. Ce qui a été capturé et attend une destination. Une colonne « Âge » passe en orange après trois jours, en rouge après sept : rien ne doit pourrir ici.

3. Projets actifs

Vue liée de la base Projets, filtrée sur « statut = en cours », avec les colonnes Nom, Prochaine action, Échéance. Une formule « Alerte » signale en rouge un projet sans prochaine action ou dont l'échéance est dépassée. Si cette colonne est vide, tout est sous contrôle.

4. Relances du jour

Vue liée de la base Pipeline, filtrée sur « date de prochaine relance ≤ aujourd'hui » et « étape ≠ gagné, perdu ». C'est la liste de qui appeler ou écrire aujourd'hui. Un bouton « Relancé » sur chaque ligne repousse la date d'une semaine et fait disparaître la ligne.

Pour la structure de cette base, voir Template CRM Notion gratuit.

5. Point argent

Vue liée de la base Factures, filtrée sur « reste dû > 0 » et « jours de retard > 0 », triée par retard décroissant, avec le palier de relance (J+7, J+15, J+30) calculé par formule. Ce que vous regardez le lundi, et ce sur quoi vous agissez le mardi.

6. Trésorerie 30/60/90

Vue liée de la base Trésorerie (prévisionnel hebdomadaire), réduite à trois lignes : le solde projeté dans 4, 8 et 13 semaines. Trois chiffres, un coup d'œil. Si l'un passe sous votre seuil, il est en orange ; sous zéro, en rouge.

7. Routines de la semaine et objectifs du trimestre

Deux petits blocs. Les routines qui tombent cette semaine (TVA, relances, revue, sauvegarde) et celles en retard. Et les trois objectifs du trimestre, avec une barre d'avancement calculée à partir des projets reliés.

Ce qu'il n'y a pas dessus

Pas de chiffre d'affaires. Le CA du mois est un chiffre de rapport, pas d'action. Il est dans la base Factures, accessible en un clic, et dans la revue trimestrielle.

Pas de graphique. Un graphique de tendance est joli et ne dit pas quoi faire. Si vous voulez une tendance, la base Revue garde les chiffres de chaque semaine, et une vue « Tendance » les met côte à côte.

Pas de liste de tâches. Les tâches vivent dans les projets. Le tableau de bord montre les projets et leur prochaine action, pas cent tâches.

Pas plus de dix lignes par bloc. Un bloc qui affiche cinquante lignes n'est plus un signal, c'est du bruit. Chaque vue est limitée.

Construire le tableau de bord dans Notion

Six étapes, une fois les bases créées.

Créer une page, titre « Cockpit — [votre entreprise] », largeur pleine activée.
Ajouter l'encadré des priorités : un bloc « callout », trois lignes.
Créer deux colonnes : glisser un bloc à droite d'un autre crée une mise en page en colonnes. Gauche 60 %, droite 40 %.
Insérer les vues liées : taper « /vue liée », choisir la base, choisir le type de vue (table, liste, galerie), puis configurer le filtre, le tri, les propriétés visibles et la limite d'affichage (menu « … » de la vue → « Charger »).
Ajouter des boutons en bas : « + Capturer » (ajoute une page dans Boîte de réception), « + Opportunité », « + Facture », « ▶ Lancer la revue hebdo » (ajoute une page dans Revue avec le modèle). Un bloc bouton se crée avec « /bouton ».
Épingler en favori : l'étoile en haut à droite. La page apparaît en haut de la barre latérale, et dans l'onglet Favoris de l'application mobile.

Comptez une heure si les bases existent déjà avec leurs formules. Le travail est dans les bases, pas dans la page.

Le tableau de bord sans les bases ?

Si vous n'avez pas encore de CRM, de pipeline, de suivi des factures dans Notion, le tableau de bord ne peut afficher que ce qui existe. C'est normal, et c'est même la bonne façon de commencer : une page avec les trois priorités, la boîte de réception et les projets actifs. Les autres blocs viennent quand les bases correspondantes existent.

C'est exactement ce que livre le module 0 de Cockpit TPE, gratuit : le tableau de bord avec la boîte de réception et une base Projets allégée, fonctionnels ; et les cinq autres blocs présents sous forme de descriptions, en attendant les bases des modules suivants. Vingt-deux minutes de vidéo pour l'installer et le personnaliser.

Le système complet ajoute les onze autres bases reliées, et chaque module du programme branche son bloc sur le tableau de bord : le module 2 branche les relances, le module 3 le point argent et la trésorerie, le module 4 les routines et les objectifs.

La règle qui fait tout tenir

Un tableau de bord ne sert que s'il est ouvert. Chaque matin, avant la boîte mail. Deux minutes. Qu'est-ce qui est rouge ? Qu'est-ce qui est en retard ? Qui relancer ?

Et chaque vendredi, une revue hebdo de trente minutes qui vide la boîte, vérifie les projets, met à jour les chiffres et écrit les trois priorités de la semaine suivante.

Sans ces deux rendez-vous, le plus beau tableau de bord est une page de plus. Avec, une page sobre suffit.

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